温州市档案局关于组织开展市直单位规范化档案室审核确认工作的通知
时间:2017-06-30 字号:[ ]

温市档〔2017〕22号

市直各单位

为贯彻落实《温州市档案事业发展“十三五”规划》中提出的“在“十三五”末,市、县直机关和国有企事业单位规范化档案室建成率达60%以上的目标要求”,我局自今年起组织开展市直单位规范化档案室审核确认工作。现将有关事项通知如下:

一、确认依据

温州市市直单位档案工作基本规范》(温市档〔2017〕12号)为依据,凡达到规定要求的,确认为规范化档案室。

 

二、确认对象

市直单位及其下属单位。上级垂直管理单位可参照本通知执行。

三、确认方法

(一)各单位对照温州市市直单位档案工作基本规范》进行自查,填写《温州市市直单位规范化档案室建设检查表》(见附件),于每年的9月底之前,报送市档案局。

(二)市档案局在各单位自查基础上组织审核确认。审核确认工作以书面审查与实地检查相结合的方式进行。

(三)对通过规范化档案室审核确认的单位,市档案局于当年底予以发文通报。

四、有关问题处理

(一)与档案工作目标管理认定活动衔接问题

对已获得档案工作目标管理市级以上(包括市级、省一、二、三级及省级优秀、良好、合格)等级的单位,通过时间为五年内的,不需要经过重新审核确认,可视同为规范化档案室通过单位,由市档案局于年底前予以发文公布;通过时间为五年以上(包含五年)的单位,需由市档案局重新进行审核确认。

(二)不能申报的条件

有下列情形之一的单位不能申报:

1.成立不满三年(不包含单位合并的情况);

2.本单位或下属单位在三年内被市档案局下发限期整改通知书,或被予以行政处罚的;

3.未按规定向市档案馆移交档案的。

推进规范化档案室建设,是《温州市档案事业发展“十三五”规划》确定的重点任务,也是市直单位贯彻实施档案法律法规、实行档案依法管理的基本要求。各单位应结合本单位工作实际,制定规范化档案室建设计划,并认真抓好落实工作。档案工作基础好的单位,应尽早完成创建工作;暂时达不到创建标准的,也要积极创造条件。所有市直单位都要在2020年前完成创建工作任务。

创建过程中如有问题,请联系:薛彬霞、吴温茹,联系电话:88961825、88961833。

 

附件:温州市市直单位规范化档案室建设检查表

 

温州市档案局

2017年6月28日

 

 温州市档案局办公室                     2017年6月28日印发

附件

温州市市直单位规范化档案室建设检查表

 

单位名称(盖章):

 

基本规范内容及评分标准

自查情况

审核

确认

备注

1、单位应明确档案工作分管领导,把档案工作纳入本单位发展规划和年度工作计划并落实,列入单位议事日程和考核检查内容,及时研究解决档案工作中的人、财、物等问题,保障档案工作依法开展。

有相关文件和研究解决档案工作中问题的佐证材料。

2、单位应建立档案工作机构,负责本单位档案工作。

有相关佐证文件材料

3、单位应配备与本单位档案工作任务相适应的档案人员,档案人员具有一定专业知识、认真履行了工作职责。

档案员有相关文件、证书和开展监督指导部门和下属单位工作、组织培训等佐证材料。

4、单位应配备符合国家标准、至少能存放20年档案数量的专门库房,并与办公用房、阅览室分设。

查看库房。

5、单位应当建立健全档案工作各项规章制度,并严格执行。制定《文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》并履行了报批手续。

有相关文件和执行制度的佐证材料。

6、将档案信息化建设纳入本单位信息化建设内容并落实,开展数字档案室建设。在档案事务中购买社会服务,应符合档案安全保密的要求,依法确定档案事务外包的范围,制定档案安全风险防控工作预案,加强档案事务外包服务事中监督管理。

有相关文件,建立目录、重要文件数据库。

7、单位各部门应严格按照文件材料归档范围和档案保管期限规定履行归档职责,做到档案应归尽归。

抽检各类档案实体。

8、各种门类和载体的文件材料应依据归档时间规定按年度或阶段及时归档。

查看档案接收材料。

9、归档要求:

(一)归档文件材料应齐全完整,内容真实有效;字迹材料符合耐久性要求

(二)归档电子文件应包括电子文件的版式文件、签发文本和附件、文件处理单、领导审阅签批意见、重要文件的历次修改稿以及有关电子文件的元数据,并按档案管理要求的格式存储到脱机载体上;具有永久保存价值的电子文件应转换为纸质文件一同归档;归档电子文件应符合真实性、完整性、安全性和可识别性要求;

(三)按照本单位制定的档案分类方案进行档案分类,并准确划分档案保管期限;

(四)归档文件或案卷整理质量符合国家和省、市有关标准和规范。

抽检档案实体、数据库。

10、单位文书部门、业务部门及其它各部门向档案机构移交档案时,交接双方应根据移交目录清点核对,并按照规定办理移交手续。

查看部门移交的交接材料。

11、单位应集中统一保管本单位形成的各种门类和载体的档案。

查看档案库房、目录等。

12、档案保管应做到规范有序、安全保密、方便利用,符合国家和省、市的相关规定。

查看档案库房,档案均上架,无零散文件。

13、档案库房应配备必要的设施设备,符合防潮、防高温、防虫鼠、防霉、防尘、防火、防盗、防光要求;库房内不得堆放其他杂物。定期对库房内各类档案进行清点和检查,并建立检查情况记录和温湿度记录。

查看“八防”设施设备、档案库房、检查记录等。

14、配备能满足档案接收、存储、利用、统计和安全保管以及现代化管理所需的软件、硬件设施。定期对电子档案的保管情况、可读取状况等进行测试、检查,发现问题及时处理,按规定进行载体转换和备份。

查看现代化管理的设施设备、软件、检查记录和转换、备份记录等。

15、建立全宗卷,积累存储本单位档案的整理说明、分类方案、管理办法、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、统计数据、全宗介绍等材料。全宗卷整理符合《全宗卷规范》。

查看全宗卷材料。

16、单位档案部门应建立案卷目录、归档文件目录和专题目录等必要的档案检索工具,电子目录数据库与全文数据库实现有效挂接。

查看档案检索工具、数据库条目。

17开展多种形式的档案利用服务,做档案利用鉴定,处理好档案利用与保密的关系。

严格执行档案借阅利用制度,档案借阅利用应办理借阅登记和利用效果登记。档案原件一般不外借,确需借出档案室利用的,须经分管部门的领导审批,档案部门对借出的档案应及时催还。

查看利用服务形式和制度落实情况、借阅登记和利用效果登记等材料。

18单位应当按照温州市档案馆接收工作要求,按期移交具有长久保存价值的档案,并履行档案交接手续

根据有关规定,单位应完成移交档案数字化工作,档案数字化成果和纸质档案一并移交。

电子档案移交应符合国家档案局《电子档案移交与接收办法》和省、市的有关规定。

查看移交清单、交接目录和档案实体。

19、单位在移交档案时,应一并移交全宗介绍、大事记、组织沿革等相关全宗卷文件材料和对档案内容有补充作用的各种编研材料、书刊、资料等;同时移交有助于管理和利用档案所必需的专用软硬件设备。

查看全宗卷材料

20、无档案管理违法违纪行为

近三年无违法违纪行为发生

注:达到打“√”,未达到打“×”。

 

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