关于印发《企业档案工作等级评定标准(2010修订)》的通知
时间:2017-08-10 字号:[ ]

省直有关单位,各市、县(市、区)档案局:

为贯彻实施《企业档案工作规范》,适应新形势下企业档案工作发展的需要,进一步提高我省企业档案工作水平,我局对2005年印发的《企业档案工作等级评定标准》进行了修订,现将《企业档案工作等级评定标准(2010修订)》印发给你们,请照此标准,继续做好我省企业档案工作的等级评定工作。

各有关单位在开展企业档案工作等级评定活动中有何问题、建议,请与我局业务指导处联系。联系人:夏振华,联系电话:0571-85113166。

 

附件:1.《企业档案工作等级评定标准(2010修订)》;

2.《企业档案工作等级评定申请表》。

 

                                浙江省档案局

2010年6月13日

 

附件1:

 

企业档案工作等级评定标准(2010修订)

 

编号

评定项目与评定内容

分数

评  分  细  则

1

组织管理

19

1.1

机构

2

1.1.1

设置了与企业发展相适应的档案管理机构

1

1.设置了档案管理机构或部门(0.5分);

2.建立了档案、资料、情报、信息一体化部门(0.5分)。

1.1.2

建立了档案集中统一管理体系

1

企业各门类和载体的档案实行集中统一管理(1分)。

1.2

人员

5

1.2.1

有明确的企业领导分管档案工作

1

有明确分管领导并列入分管领导的岗位职责(1分)。

1.2.2

配备了与企业档案工作实际相适应的档案人员

3

1.档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历(1分);

2.档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平(1分);

3、档案人员定期接受档案业务培训(1分)。

1.2.3

企业内部建立了档案工作人员网络

1

在企业内建立健全了档案工作人员网络,各部门均明确了兼职档案员(1分)。

1.3

制度

12

1.3.1

明确了企业档案管理职责

3

1.档案工作已列入企业发展规划和工作计划,并切实组织实施(1分);

2.将文件形成、积累、归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责(1分);

3.建立了档案工作考核制度,对有关人员职责履行情况进行有效考核(1分)。

1.3.2

根据企业实际情况建立了企业档案工作规章制度及业务规范。

4

1.制定了企业档案工作规定,建立了档案工作责任追究制度、档案管理应急预案(1分);

2.建立健全了企业档案案管理制度,包括文件归档、档案保管、鉴定销毁、统计、利用、保密、电子档案管理、档案管理系统操作等制度(1.5分);

3.制定并完善企业档案业务规范,包括文件、档案整理规范、档案分类方案、文件归档范围和保管期限表、特殊载体档案管理规范等(1.5分)。

1.3.3

有保证档案的完整、准确、系统的控制措施或手段

3

1.企业档案工作实现了“三纳入”(纳入企业领导工作议事日程,纳入企业规章制度及工作流程,纳入企业部门及有关人员的经济(岗位)责任制)(1分);

2.将“四参加”、“四同时”纳入企业管理制度和工作流程(1分);

3.严格执行上述制度以保证档案的齐全完整(1分)。

1.3.4

能够切实贯彻执行国家及省档案工作有关法律法规,近三年内无违法事件发生

2

1.积极贯彻落实档案工作法律法规及有关工作规范(1分);

2.企业转制过程中对档案的处置符合法律法规要求(0.5分);

3.属于企业所有的对国家和社会有保存价值的档案的处置符合法律法规的要求(0.5分)。

2

设施设备

9

2.1

档案库房

3

2.1.1

档案库房设置符合档案安全保管的要求

3

1.档案库房设置在安全适宜的场所,结构设计满足档案及其装具的承重要求(1分);

2.档案库房面积满足档案工作发展的需要,留有存储空间(1.5分);

3.档案库房与办公、阅览用房实现三分开(0.5分)。

2.2

档案装具

1

2.2.1

档案装具符合档案安全、长久保管的需要

1

档案柜(架)及各类档案盒规格、质量符合国家标准,满足档案存放需求(1分)。

2.3

保护设备

3

2.3.1

根据实际需要配备了必要的保护设备

3

1.根据实际需要配备了温湿度监控设备、灭火器材、空调、去湿机等设备(2分);

2. 根据实际需要配置了库房“八防”所需的保护设备(1分)。

2.4

技术设备

2

2.4.1

根据实际需要配备了必要的技术设备

2

1.配备了档案整理工作所需要的打印机、装订机等设备(1分);

2.配备档案修复、利用需要的如消毒柜、数码照相机、摄像机、复印机、等设备(1分)。

3

业务建设

45

3.1

超前控制

8

3.1.1

文件的形成应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式

2

1.无铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料(1分);

2.载体质量符合国家有关标准(1分)。

3.1.2

及时对形成的文件进行积累

1

部门(项目)兼职档案人员及时积累本部门(项目)办理完毕、有保存价值的文件(1分)。

3.1.3

文件立卷整理工作规范

2

企业各门类文件的整理符合国家、省、行业的有关标准规范和要求(2分)。

3.1.4

按照归档制度做好归档工作

3

1.按照文件归档范围,各类文件的归档率达98%以上(1分);

2.文件形成部门按归档时间要求及时向档案部门移交各门类文件(1分);

3.归档文件材料应为原件,无错、漏、改现象,能保持其原始性、有效性(1分)。

3.2

收集工作

4

3.2.1

归档文件的交接有完备的手续

2

移交接收过程中履行签字手续,填写档案移交登记表,并形成移交清册(2分)。

3.2.2

能根据企业实际情况,不断拓展归档范围

2

按照企业实际拓展建档范围,如党建档案、安全生产档案、质量监督档案、企业信用档案、反倾销档案、企业文化档案、工会档案等(2分)。

3.3

整理工作

11

3.3.1

根据企业实际制订了档案分类方案

2

1.根据企业管理职能和档案形成特点进行分类,并保持相对稳定性和可扩充性(1分);

2.有分类方案说明(1分)。

3.3.2

档案排列有序,符合国家或行业标准,并能满足企业管理和利用需要

3

1.遵循文件材料形成规律、保持文件材料之间有机联系(1分);

2.卷内文件排列有序,并按要求编号(1分);

3.案卷排列有序(1分)。

3.3.3

编目规范,清晰揭示各类档案的内容和构成

6

1.档号编制规范(1分);

2.案卷封面、卷内目录(归档文件材料目录)、备考表填写规范、清晰(2分);

3.案卷标题能准确反映案卷内容(1分);

4.建立了规范的全宗卷,积累存贮了档案全宗介绍、分类方案、立卷说明、鉴定报告、交接文据等材料(2分)。

3.4

保管工作

5

3.4.1

档案安全保管措施

2

1.根据档案载体特性选择了适宜的保管设施,重要档案实行了异地备份(1分);

2.受损的档案得到修复或补救(1分)。

3.4.2

库房管理

3

1.库房保持干净、整洁,并采取了防火、防盗、防高温、防光、防潮湿、防虫、防霉、防尘等措施(1分);

2.库房温、湿度符合对各类档案载体的保管要求,并有温湿度登记(1分);

3.定期清理核对库藏档案,帐物相符(1分)。

3.5

鉴定工作

2

3.5.1

成立了档案鉴定小组,按照规定开展鉴定工作

2

1.成立了档案鉴定委员会(或小组)(1分);

2.对到期档案按程序进行鉴定,并按要求填写销毁清册(1分)。

3.6

统计工作

2

3.6.1

统计内容全面,统计数据准确

2

1.及时、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表(1分);

2.建立了档案工作统计台帐(主要有库藏、年度出入库、利用、人员、设施设备、销毁情况等)(1分)。

3.7

利用工作

13

3.7.1

采取多种方式提供档案利用服务

2

1.提供了档案直接查阅、出借、复制、证明、咨询、开架阅览等多种形式的利用服务(1分);

2.档案人员熟悉库藏档案情况,做到热情、主动服务,及时提供档案信息(1分)。

3.7.2

检索工具能满足查阅利用的需要

3

1.编制了适用、必需的检索工具,文书档案有归档文件目录,科技档案有案卷目录(2分);

2.档案案卷级目录、文件级目录都已录入计算机,并能进行有效检索(1分)。

3.7.3

档案利用程序规范

2

1.根据企业保密规定和知识产权管理要求,设定了利用者权限(0.5分);

2.有借阅登记和利用效果登记,并对典型利用事例进行统计、汇编(1.5分)。

3.7.4

档案开发工作

4

1.积极开发档案信息,制定了档案信息开发工作计划和安排(1分);

2.对档案信息进行分类汇总,形成制度汇编、文件汇编等基础性专题汇编(1分);

3.对档案信息进行综合整理,形成大事记、年鉴、组织沿革产品(科技成果、工程项目)简介等专题材料(1分);

4.对档案信息进行分析研究,形成企业史志、年鉴等深层次加工材料(1分)。

3.7.5

档案宣教工作

2

1.多方式多途径地开展档案宣传工作(展览、陈列、广播、刊物、网上陈列等)(1分);

2.有陈列室或荣誉室等利用档案展示企业文化的场所(1分)。

4

信息化建设

27

4.1

制度和基础设施建设

7

4.1.1

制定企业档案信息化计划,制定数字档案室建设有关制度和规范

3

1.将企业档案信息化纳入企业信息化总体规划(1分);

2.按照浙江省规范化数字档案室建设测评标准》推进企业数字档案室建设(1分);

3.制定数字档案室建设各项管理制度和规范,并能够有效落实(1分)。

4.1.2

完善档案信息化基础设施建设

4

1.配置了满足企业档案信息化管理实际需求的硬件设施,如服务器、计算机、扫描仪、打印机等(1分);

2.配备了档案管理系统软件(1分);

3.使用档案管理系统软件实现档案收、管、用等基本管理功能,并能辅助实体档案管理,接收和兼容企业其他信息系统生成的电子文件(1分);

4.建立了档案信息网络,实现档案数据的在线管理(1分)。

4.2

电子档案管理和数字档案室建设

12

4.2.1

将企业生产和经营管理方面形成的电子文件纳入了归档范围。

2

1.确定了企业不同类型电子文件的归档范围,明确了归档责任、格式、程序、方法和质量要求(1.5分);

2.将电子文件归档要求及相应功能嵌入企业各信息系统的文件生成系统(0.5分)。

4.2.2

电子文件的归档和整理符合标准规范要求

3

1.按照国家有关标准规范对电子文件进行归档、整理、鉴定、保管(2分);

2.归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移(0.5分);

3.电子文件的元数据、背景信息以及生成非通用电子文件格式的软件应与电子文件一并归档(0.5分)。

4.2.3

对纸质、声像等传统载体档案进行数字化转换

3

1.有计划地开展传统档案数字化加工(1分);

2.室藏永久、长期档案的数字化率达80%(1分);

3.数字化成果符合国家有关标准规范要求(1分)。

4.2.4

建立符合标准的档案目录数据库和全文、专题数据库,并与电子文件实现了有效挂接

4

1.按档案著录规范,建立了室藏档案的案卷级、文件级目录数据库(2分);

2.建立了企业重要档案全文数据库,实现全文检索(1分);

3.各类档案目录数据库与对应电子文件已实现有效挂接(1分)。

4.3

利用与安全保障

8

4.3.1

做好档案信息的网络利用服务

1.5

1.在企业网络上实现非涉密电子档案信息的在线查询利用,提供电子邮件或其他通讯方式的查询利用(1分);

2.在企业网络上定期发布档案工作成果的有关服务信息(0.5分)。

4.3.2

采取了有效措施保障档案信息安全

2.5

1.明确了电子档案安全管理的职责要求和措施方法(0.5分);

2.配置有符合电子档案安全保管要求的如光盘、磁带(备份设备)、应急电源、杀毒软件、防火墙软件等软硬件设施(1分);

3.档案管理系统采取了身份认证、权限控制等安全保密措施并实现了与互联网的逻辑(物理)隔离(1分);

4.3.3

对电子档案进行了安全备份

4

1.制定了符合企业实际的电子档案备份策略(1分);

2.电子文件和数字档案(包括业务数据和数字化成果)实行异质异地备份(2分);

3.按规定向同级国家综合档案馆做好电子档案的登记备份工作(1分)。


附件2:

企业档案工作等级评定申请表

 

申   报   单   位

联系电话

分管档案工作

领导姓名及职务

主管档案

工作领导

姓名及职务

档案机构名称

档案机构负责人

或档案员姓名

室存纸质档案数量

    卷   件

电子文件数量

(GB)

数字化

成果数量

(GB)

单位自查意见

企业档案管理机构成立于       年     月;

现经自查得      分,并申请评定      级;

得分情况:

组织管理19分,自查得    分;

设施设备9分,自查得    分;

业务建设45分,自查得    分;

信息化建设27分,自查得    分

评定小组意见

 

                                      年   月   日

审批意见

 

                                      年   月   日

 

主题词: 企业  档案工作  等级  标准  通知

主题词:企业  档案工作  等级  标准  通知

浙江省档案局办公室           2010年6月17日印发

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